Adjoint administratif, Études supérieures, recherche et internationalisation

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Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte. La participation à cette compétition est limitée aux candidats internes.

Ce concours est ouvert à tous les candidats ; toutefois, la priorité sera accordée aux candidats internes et aux anciens employés de l’Université de l’Alberta par rapport aux candidats externes. Veuillez vous connecter pour vérifier votre statut de candidat interne.

Ce poste est d'une durée de six mois à compter de la date d'embauche.

Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Relevant de la chef d’équipe, bureau du doyen et service administratif, l’adjointe ou l’adjoint.e administratif, études supérieures, recherche et internationalisation, fournit un soutien administratif complet au portefeuille des études supérieures, de la recherche et de l’internationalisation du Campus Saint-Jean.

Il s’agit d’un poste polyvalent qui contribue au fonctionnement quotidien du portefeuille, notamment par la coordination des réunions et des calendriers, la gestion des dossiers, la planification d’événements, l’administration financière, les communications ainsi que les interactions avec les étudiantes et étudiants, les chercheuses et chercheurs, les membres du corps professoral, les partenaires externes et les autres parties prenantes.

La personne titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec la vice-doyenne, études supérieures, recherche et internationalisation, ainsi qu’avec les autres membres du portefeuille. Elle contribue à la coordination efficace des activités liées aux études supérieures, à la recherche, à l’internationalisation ainsi qu’aux instituts, comités et groupes de recherche officiels.

Le poste exige de solides compétences organisationnelles et communicationnelles, une grande attention aux détails, de la discrétion dans le traitement de renseignements sensibles ainsi que la capacité de gérer plusieurs priorités tout en travaillant de façon autonome et en collaboration avec les autres.

Soutien administratif et coordination

• Fournir un soutien administratif à la vice-doyenne ou au vice-doyen, études supérieures, Recherche et internationalisation, ainsi qu’aux autres membres du portefeuille.
• Coordonner les réunions et les comités, notamment la planification des rencontres, la préparation des ordres du jour et des documents, l’envoi des avis, la rédaction des procès-verbaux et les suivis.
• Gérer les calendriers, les comptes de courrier électronique, la correspondance ainsi que les dossiers
  électroniques et papiers.
• Élaborer et tenir à jour des formulaires, des outils de suivi, des bases de données et des systèmes de classement.
• Assurer un soutien administratif de remplacement auprès d’autres secteurs, au besoin.

Administration de la recherche

• Gérer le compte de courrier électronique du bureau de la recherche et soutenir les communications liées à la recherche, notamment les bulletins d’information, les mises à jour du site Web, l’affichage des séminaires et la diffusion des possibilités de financement.
• Effectuer le suivi des budgets et des comptes de recherche, notamment les rapprochements, les factures, les demandes de remboursement, les approbations de dépenses et les rapports financiers.
• Participer à la préparation des rapports financiers liés aux subventions et fournir un soutien aux titulaires de subventions relativement aux politiques et procédures avant et après l’octroi des fonds.
• Soutenir l’organisation d’activités de recherche, notamment la réservation des lieux, les services de traiteur, les invitations aux personnes invitées, le matériel promotionnel, la dotation en personnel et la coordination avec les Relations extérieures.
• Participer à l’organisation des déplacements des personnes invitées, au traitement des honoraires et au paiement des dépenses.
• Soutenir le recrutement et l’intégration des auxiliaires de recherche.
• Agir à titre de personne-ressource pour les membres du corps professoral, les étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs, le personnel et les organismes de financement externes relativement aux projets et programmes de recherche.
• Tenir à jour les dossiers appropriés et contribuer au respect des politiques de l’Université et des exigences liées à la recherche.

Soutien aux études supérieures

• Traiter les contrats des auxiliaires de recherche aux cycles supérieurs.
• Tenir à jour les dossiers et les bases de données liés aux thèses, aux projets de synthèse, aux directrices et directeurs de recherche, aux domaines d’études et aux comités de supervision des étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs.
• Organiser les dossiers de candidature des personnes souhaitant intégrer les programmes d’études supérieures et tenir des dossiers structurés afin de faciliter leur consultation par les directrices et directeurs de recherche potentiels.
• Participer à la mise à jour du contenu Web relatif aux études supérieures du CSJ.
• Effectuer le suivi auprès des étudiantes et étudiants internationaux admis concernant les permis d’études et faciliter, au besoin, les communications avec les partenaires concernés de l’Université.
• Communiquer aux étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs les échéances pertinentes, les possibilités de financement et tout autre renseignement important.
• Participer à l’élaboration et à la coordination du matériel promotionnel et publicitaire destiné aux programmes d’études supérieures et aux activités connexes.

Internationalisation

• Tenir à jour les dossiers liés aux collaborations internationales, aux projets de recherche, à la mobilité des chercheuses et chercheurs, aux échanges étudiants, aux ententes de mobilité internationale, aux protocoles d’entente et aux partenariats.
• Coordonner les réunions et fournir un soutien administratif aux initiatives internationales et aux projets spéciaux.

Instituts, centres et groupes de recherche officiels

• Coordonner les réunions et les événements, notamment les conférences, les journées de travail, les tables rondes, les réunions des conseils d’administration et les réunions de direction.
• Préparer les ordres du jour, prendre des notes et distribuer les procès-verbaux.
• Tenir à jour les calendriers et les dossiers liés aux événements et aux communications connexes.
• Assister les directrices et directeurs dans le cadre d’initiatives stratégiques, de projets spéciaux, de la programmation, de projets de recherche et de conférences.
• Effectuer le suivi de l’information financière, notamment les comptes, les rapprochements, les factures, les demandes de remboursement, les budgets, les rapports et les dépenses.
• Coordonner les déplacements et l’hébergement des conférencières et conférenciers invités et soutenir la logistique des événements en collaboration avec les Services des technologies de l’information.
• Préparer du matériel promotionnel et des outils de communication.
• Autres tâches selon les besoins.

• Diplôme d’études postsecondaires requis; diplôme de premier cycle universitaire privilégié.
• Bilinguisme : Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Au moins deux années d’expérience en administration, de préférence dans un établissement d’enseignement postsecondaire.
• Bonne compréhension des processus et procédures de l’Université.
• Bonne compréhension des procédures financières.
• Excellentes aptitudes en organisation, en analyse et en gestion du temps.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches simultanément, à respecter des échéances et à s’adapter à l’évolution des priorités.
• Expérience des processus réglementaires.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et communicationnelles et capacité à établir des relations de travail positives et professionnelles avec une grande diversité de parties prenantes internes et externes.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant efficacement à un environnement d’équipe.
• Maîtrise de Microsoft Office et d’autres applications logicielles courantes.
• Initiative démontrée et capacité à assurer le suivi des dossiers afin d’obtenir d’excellents résultats.
• Engagement démontré à travailler de manière efficace, professionnelle et éthique.
• Engagement démontré à contribuer à une culture de confiance dans les relations de travail.
• Capacité à faire preuve de discrétion et à préserver la confidentialité lors du traitement de renseignements sensibles concernant les étudiantes et étudiants, la recherche, les finances et l’Université.

Application Instructions

Cliquez sur "Apply Now" pour soumettre votre CV et votre lettre de motivation.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous.

Ce poste est régi par toutes les dispositions applicables de la convention collective conclue entre les Governors of the University of Alberta et la Non-Academic Staff Association (NASA).