Coordonnateur/rice, École de langues (EDL)

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Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Ce concours est ouvert à toutes les personnes intéressées ; toutefois, la priorité sera accordée aux candidates et candidats internes ainsi qu'aux anciens employés de l'Université de l'Alberta par rapport aux candidates et candidats externes. Veuillez vous connecter pour vérifier votre statut de candidat interne.

Ce poste a une durée de six mois.

Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Le/la coordonnateur/rice de l’École de langues (EDL) coordonne et appuie la planification, la mise en œuvre et le suivi des programmes ainsi que les opérations quotidiennes de l’École de langues. Relevant du/de la gestionnaire de l’École de langues, le/la coordonnateur/rice joue un rôle clé dans la coordination administrative et opérationnelle des programmes. La personne titulaire du poste travaille de façon autonome et en collaboration avec différents intervenants afin d’assurer le bon déroulement des activités, d’offrir un excellent service à la clientèle et de contribuer à l’efficacité et au développement des programmes de l’EDL. Le poste nécessite une grande capacité d’organisation, d’autonomie, de résolution de problèmes et de communication, ainsi qu’une aptitude à coordonner plusieurs activités et priorités simultanément.

Coordination, stratégie, relations et développement des affaires

• Développer et mettre en œuvre des plans qui répondent aux besoins des clients et des participants. 
  Appuyer et collaborer avec le/la gestionnaire de l’EDL afin de contribuer à la viabilité financière et à la génération de revenus des programmes et projets de l’École de langues.
• Participer aux activités d’engagement de l’EDL en collaboration avec le personnel des relations externes du Campus Saint-Jean.
• Appuyer le/la gestionnaire dans la préparation de propositions de marketing, notamment en identifiant les programmes appropriés, la tarification, les stratégies de promotion et les modalités de prestation.
• Effectuer des recherches et suivre les tendances de l’industrie susceptibles d’influencer la programmation, les besoins des clients et les revenus.
• Vérifier et assurer l’exactitude des affectations de cours, des plans de cours et des horaires.
• Collaborer avec les services du Campus Saint-Jean afin de s’assurer que les installations, les équipements et les technologies nécessaires sont disponibles pour les cours.
• Préparer et rédiger divers rapports, notamment les rapports annuels.
• Examiner les dossiers afin de vérifier que le personnel enseignant répond aux exigences établies en matière de formation et de certification.

Soutien opérationnel et administratif

• Assurer la tenue à jour et l’exactitude des dossiers financiers conformément aux politiques et procédures financières de l’Université.
• Veiller au respect des politiques et procédures de l’Université, notamment en matière de finances, de ressources humaines et de technologies de l’information.
• S’assurer que les fournitures nécessaires aux cours sont disponibles et que les salles d’enseignement sont prêtes.
• Préparer les contrats pour les animateurs, formateurs et enseignants.
• Coordonner les horaires et la programmation des cours.
• Mettre à jour et maintenir des descriptions et des renseignements exacts sur les programmes.
• Générer divers rapports statistiques portant notamment sur les inscriptions, les crédits obtenus, les taux de réussite et d’autres indicateurs au besoin.

Service à la clientèle et soutien aux participants

• Fournir un service à la clientèle professionnel et efficace aux clients et aux participants. 
  Appuyer les participants dans le processus d’inscription et répondre à leurs demandes de renseignements.
• Envoyer les courriels de bienvenue ainsi que les renseignements pertinents sur les cours et les programmes.
• Répondre aux demandes des participants de manière professionnelle, courtoise et rapide.
• Résoudre les problèmes liés aux documents, aux exigences des programmes et à la logistique.
• Orienter les étudiants et les participants dans leur parcours d’apprentissage.
• Effectuer le suivi auprès des participants concernant les évaluations et les certificats de réussite.
• Traiter les inscriptions, les annulations et les demandes connexes.
• Faciliter la perception des frais en fournissant aux étudiants et aux clients les renseignements nécessaires.
• Créer des factures pour les particuliers et les organisations.

Effectuer le suivi des paiements et des factures

• Soutien aux activités et aux cours.
• Soutenir la prestation des cours en personne, notamment sur place ou en coordonnant le soutien d’autres membres du personnel.
• Superviser la préparation et le rangement des espaces utilisés pour les programmes.
• Veiller à ce que les documents, fournitures et équipements nécessaires soient disponibles avant le début des activités.
• Coordonner avec les services des technologies de l’information du Campus Saint-Jean lorsque du soutien technique est requis.
• Contribuer à la résolution des problèmes opérationnels liés aux installations, aux équipements, aux logiciels et à la prestation des programmes.
• Autres tâches selon les besoins. 

• Diplôme universitaire de premier cycle.
• Solides compétences en communication en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Minimum de quatre (4) années d’expérience en administration et en gestion des opérations.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir et maintenir des relations professionnelles positives.
• Excellentes compétences rédactionnelles, notamment pour la préparation de propositions, de rapports, de plans d’action et de documents administratifs.
• Solides capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Capacité à travailler de façon autonome, à faire preuve d’initiative et à saisir les occasions de développement.
• Capacité à résoudre des problèmes et à intervenir efficacement auprès de différents partenaires, clients, fournisseurs et membres du personnel.
• Excellente capacité à répondre à diverses demandes et à respecter les échéances de manière efficace et diligente.
• Capacité à travailler efficacement en collaboration avec différentes équipes et différents partenaires.
• Maîtrise intermédiaire à avancée de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Expérience avec des systèmes de gestion de l’apprentissage, d’inscription et de paiement, tels qu’Eventbrite ou des bases de données, constitue un atout.
• Connaissance des processus administratifs de l’Université de l’Alberta constitue un atout.
• Connaissance de l’enseignement en ligne, à distance et en classe auprès de différentes clientèles, notamment les adultes, les Franco-Albertains, les nouveaux arrivants et les entreprises constitue un atout.
• Expérience dans un environnement d’enseignement des langues ou de formation constitue un atout.
• Sens de l’entrepreneuriat, autonomie et esprit d’initiative.
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution.

Application Instructions

Cliquez sur "Apply Now" pour soumettre votre CV et votre lettre de motivation. Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous.

Ce poste est régi par toutes les dispositions applicables de la convention collective conclue entre les Governors of the University of Alberta et la Non-Academic Staff Association (NASA).